SmartEvents®

SmartEvents® mobilappunk segít a rendezvény előtt, alatt és után. Miért jó ez a szervezőknek? Mert új kommunikációs csatornát, lehetőséget épít ki a résztvevőkkel, hatékony, célirányos együttműködést valósít meg. Miért jó ez a résztvevőknek? Mert előre megismerhetik a programot, az előadókat, letölthetik a rendezvény anyagait, kommunikálhatnak a szervezőkkel és egymással, kérdezhetnek, értékelhetnek. Segít a helyszínre navigálásban, összehoz fontos partnereket, értesít a közelgő eseményekről. Az alkalmazás funkcióinak kialakításában az vezérelt bennünket, hogy korunk elvárásainak megfelelően...: ...a szervezőknek divatos, fiatalos, testre szabható felületet kínáljunk a rendezvényeik lebonyolításához, és statisztikai adatokat szolgáltassunk a rendezvényeik elemzéséhez ...a résztvevők számára jelentős többlet információt, élményt, tartalmat és aktív kapcsolódási lehetőséget nyújtsunk; ott és úgy, ahogyan azt ők szeretnék. bővebben...

Rendezvény Szervező Rendszer

Rendezvénytámogató regisztrációs rendszer. A potenciális résztvevők emailben értesítést kapnak, melyet követően egy webes felületen tudják az előzetes regisztrációt elvégezni. Az adminisztrátori oldalon folyamatosan követhető a létszám alakulása, egyúttal az aktuális létszámadatok kiexportálhatók (pl. Microsoft Excelbe). Ha van megállapított maximális létszám, a további regisztrációt a rendszer már nem fogadja be. A sikeresen előregisztrált résztvevők visszaigazoló emailt kapnak a jelentkezésről. A visszaigazoló email egy egyedi regisztrációs QR kódot is tartalmaz, melyet a résztvevők – pl. mobileszközön – bemutatnak a rendezvény helyszínén. Ez a kód a szervező részéről beolvasásra kerül. Ezzel megtörténik a helyszíni regisztráció: a rendezvényszervező pontosan látni fogja, hogy az előregisztrációhoz képest hogyan alakul a megjelenési létszám. A Rendezvény Szervező Rendszer képes együttműködni az UniOffice SmartEvents® rendszerével.

Szerződéstár

Minden cég, szervezet működésében központi szerep jut a szerződések kezelésének, hisz ez a működés egyik gazdasági alapja. Az sem jó, ha mindenki látja és az sem, ha elveszik: így tehát egyszerre kell biztosítani a hozzáférhetőséget és a bizalmas adatkezelést. A mi rendszereink ezt biztosítják. Cégünk többféle szerződéstár megoldással áll ügyefelei részére: az egyszerűbb megoldások a tárolásra és az egyszerű adatszolgáltatásra fókuszálnak, míg összetett rendszereink a szerződések előkészítését, jóváhagyását és teljesítését is nyomon követik. Utóbbiak ráadásul nem "önmagukban" léteznek, hanem egyéb dokumentumokat - pl. a teljesítés bizonylatai - is magukba integrálnak.

Office Ügykövetés

Az Office Ügykövetési Rendszer bármely cég, szervezet, intézmény vezetőinek és ügyintézőinek közös munkafelülete, memóriája és kommunikációs platformja. A rendszer első verziója 1993-ban jelent meg. Létrehozásával az UniOffice Rendszerház új műfajt teremtett, hiszen ezt megelőzően hasonló rendszerek nem álltak rendelkezésre. Az Office rendszer felhasználói a rendszer által nyújtott szolgáltatásként hozzáférési jogtól függően részleges, vagy akár teljes áttekintéssel rendelkeznek a folyamatban levő ügyek állapotáról. A rendszer képes a teljes vállalati levélforgalom kezelésére (papír, fax és e-mail egyaránt), lehetővé teszi a feladatok kiadását és delegálását, s egyúttal archívumként szolgál a lezárt dokumentumok tárolása és elérése céljából. Az egységes és strukturált dokumentumkezelésen túl az ügyekben zajló és az iratokhoz kötődő munkafolyamatok kezelhetővé válnak anélkül, hogy a hivatalnak a meglévő szabályozásait fel kellene borítania. Az Office Ügykövetési Rendszer – technikai megközelítésben – egy integrált iroda-automatizálási programcsomag, mely az irodai-ügyviteli munkában előforduló valamennyi funkciót integráltan és hatékonyan képes támogatni. E rendszer lehetővé teszi az egységes irat- és dokumentumkezelésen, iktatáson túl a munkafolyamatok kezelését, követi a különböző ügyek és feladatok tartalmi és állapotbeli mozzanatait. Leegyszerűsíti a külvilággal történő kommunikációt, továbbá könnyen szervezhető vele az egyes emberek, szervezeti egységek belső együttműködése. Összességében elmondható, hogy az Office rendszer alkalmazása komplett megoldást jelent úgy a cégműködés, mint az iroda-szervezés és -automatizálás területén. Legalapvetőbb funkciócsoportjai: · Iratkezelés (levelek, e-mail-ek, faxok, „programozható” iratsablonok használata) · Partner- (ügyfél)kezelés (alap és kiegészítő, statikus és dinamikus adatok) · Naptárkezelés (csoportnaptár, időpont egyeztetés, ütközésvizsgálat, erőforrás-kezelés) · Ügyek szervezése, kezelése, irányítása · Munkafolyamatok irányítása, ellenőrzése (dokumentum készítése, továbbítása, jóváhagyása) · Feladatok kiadása, végrehajtása, dokumentálása, ellenőrzése, jóváhagyása · Információ megosztása az UniMail technológia (elektronikus értesítő rendszer) segítségével Az alkalmazás-csomag az összetettebb csoportmunka alkalmazások alapvető jellemzőivel bír; az elektronikus együttműködési kultúra az elektronikus levelezési kultúrához képest a következő lépcsőfokot jelenti a korszerű dokumentumkezelés és munkafolyamatok vezérlése tekintetében. Mindemellett egyszerű és felhasználóbarát, továbbá jól körülhatárolt funkcionalitásaival nagyban segíti a munkatársak munkáját beosztástól és a számítógépes affinitástól függetlenül.

Office GOV Ügykövetés

Office Ügykövetési Rendszerünk egy közfeladatot ellátó szervezetek részére specializál termék. 2006 óta jogszabály írja elő azokat a követelményeket, melyeknek a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazott iratkezelő rendszereknek meg kell felelni. E megfelelést folyamatosan (évente) ellenőrzik, eredményét hivatalos Tanúsítvány igazolja. Office GOV Ügykövetési rendszerünk mindezen kritériumoknak megfelel. A tanúsított rendszer - mely az Office Ügykövetés rendszer továbbfejlesztése. Elkészítésekor alapvető fontosságú volt, hogy a koábbi rendszert úgy adaptáljuk a jogszabályi követelményeknek, hogy az Office Ügykövetés rendszer képességei, funkciógazdagsága változatlanul megmaradjon. A kezeléséhez elegendő általános számítógép-felhasználói jártasság, mégis hatékony vezetői áttekintéseket, egyszerű és gyors ügyintézői adatrögzítést és munkavégzést, az adatok biztonságos tárolását, valamint gyors visszakeresését teszi lehetővé. A gyakoribb lépések automatizálásával, sablonok használatával és egyéb kényelmi funkciókkal nem csak egyszerűvé, de hatékonnyá és ergonomikussá is tettük a gyakorlati munkavégzést. Az UniOffice Rendszerház több évtizedes informatikai és iratkezelési tapasztalata, a törvényi szabályozás pontos betartása, a rendszer szabad paraméterezhetősége egy szakmai követelményeknek megfelelő, mégis rugalmas rendszert eredményezett. Az Office GOV Ügykövetési Rendszerben tárolhatunk elektronikus iratokat és azok papír alapú változatának képét úgy, hogy azokat a rendszer összerendeli és együtt kezeli. Az iratok sorsát egészen a kezdetektől az irattározásig, illetve az esetleges selejtezésig nyomon követhetjük. Az iratok valamint iratcsoportok (ügyiratok) életútja során az azokkal kapcsolatos ügyintézési lépéseket, azaz a teljes munkafolyamatot szintén teljes körűen támogatja és visszavonhatatlanul naplózza a rendszer. A munkafolyamatok központi eleme az iratok egyértelmű azonosítása, amit az iktatási, érkeztetési funkciók számos beállítási lehetőséggel támogatnak; mint pl. a gyűjtőszámos-alszámos iktatás, illetve több iktatókönyv párhuzamos használata. Az iratkezelési, ügyintézési, érkeztetési-iktatási, irattározási és egyéb funkciókkal kapcsolatos jogosultságokat kifinomult rendszerben oszthatjuk ki a felhasználók számára. A szoftver a közigazgatási portál modult (Ügyfélkapu és Hivatali Kapu) is tartalmazza, ezáltal a termék a követelményeknek kibővítetten megfelel. Összességében elmondható: az Office GOV Ügykövetési rendszer az alapkövetelményeknél jóval többet nyújt, és funkcionalitása messze túlteljesíti a jogszabályokban foglalt követelményeket, mivel nem csak az ajánlásokban megfogalmazott feladatokra alkalmazható.

Számlaengedélyezés / -jóváhagyás

Minden cég, szervezet működésében a szerződések kezelése mellett a számlakezelés a működés gazdasági alapja. Rendszerünk használatával egy csomó számlakezeléssel kapcsolatos probléma elkerülhető: így a számlát nem kell mozgatni, az igazoló bizonylatokat nem kell kutatni, a jóváhagyót nem kell keresni - hogy csak a legfontosabbakat említsük. A rendszerben rögzített számlák adatai mindig megtalálhatóak. Eltűnnek a földrajzi akadályok is, így az egyik telephelyre beérkezett számlát egy másikon is jóváhagyhatunk. Ha egy korábbi számlát kell elővenni, az sem gond: elég ismerni a számla bármely jellemző adatát (számlaszám, számla összege, eladó adatai vagy akár a projekt, amin dolgoztunk), esetleg csak közelítőleg ismerni a számladátumok valamelyikét, a rendszer a végeredményt pillanatok alatt szállítja. A számlaengedélyezés folyamata sablonizálható, így a számla tartalmától és értékétől függően más és más jóváhagyási folyamatot állíthatunk be. Nem kell tudnunk, hogy kik szoktak irodaszereket, vagy telefonszámlákat jóváhagyni, illetve hogy milyen összeghatároktól módosul a jóváhagyók neve. Készíthetünk jóváhagyási sablonokat a költséghely, a számla összege, a számlán szereplő termékek vagy szolgáltatások, vagy bármilyen más szempont és azok kombinációja szerint. Beemelhetünk jóváhagyókat a szervezeti hierarchia mentén is. Több jóváhagyó esetén dönthetünk arról, hogy elég-e a lazább párhuzamos, vagy szükség van a számla szigorúbb, soros jóváhagyásának megkövetelésére.

Beszerzési folyamatok támogatása

A beszerzési modul lehetőséget biztosít a szervezetnél indított beszerzések folyamatának végigkövetése az előkészítő lépésektől a formanyomtatványok elektronikus benyújtásán át az ellenőrzésekig illetve a végső ellenjegyzésig. Az alkalmazás segítségével valamennyi érintett személy gyorsan, könnyedén el tudja végezni a saját részfeladatát a beszerzési folyamat végrehajtásában. A Beszerzési folyamat támogatását workflow motor segíti: a szerepek, szereplők, állomások és aktivitások szabadon, programozás nélkül definiálhatóak. A feladatokhoz határidők, ill. prioritásos határidők rendelhetőek. A folyamat elektronikusan követhető, a történetiség lehetőséget ad az útvonal figyelésére, az aktív és lezárt tevékenységek időbeli figyelésére, a lejárt határidők monitorozására. A beszerzési modul a szerződéstárral integránsan együttműködve alkalmas mind egyszerű, mind nagy komplexitású beszerzések hatékony és biztonságos lebonyolítására.