Tanúsított iratkezelés 10 éve a köz szolgálatában!

Tanúsított iratkezelés 10 éve a köz szolgálatában!


Visnyey Gabriella @ 2018.01.08 08:13


Iratkezelő rendszerünket (Office GOV) először 2007-ben tanúsíttattuk, hogy megfeleljen a
közfeladatokat ellátó szervezeteknek előírt törvényeknek is.
Azóta a cég életében a karácsonyi készülődések közé a tanúsítás is bekerült, mint el nem hagyható
cselekedet. Idén kaptuk a 6-ik tanúsítványt, mely a KÉR rendszerrel teljes körűen együttműködő
rendszerünket illeti.
Elég rögös út vezetett idáig, hiszen az elvárások évente változnak, bővülnek, és a „fejlesztőink
kocka fejét” nagyon nehéz a jogi szövegek értelmezésére átprogramozni.

Ráadásul a kezdeti igények igen megváltoztak, az elektronikus ügyintézés nagyon nehezen akar teret
hódítani, a rendszerek hiába tudják az előírásokat megvalósítani, az ügyintézők életét ezek nem
mindig könnyítik meg, attól függetlenül, hogy igyekszünk felhasználóbarát módon fejleszteni.
Különböző stációkon estünk át a mostani SzEÜSz szolgáltatást és elektronikus aláírást is használó
alkalmazásig.
Az első elektronikus aláírási követelmény annyira bonyolult volt, hogy a saját tesztkulcsunkon kívül
senki nem használta a rendszerünk ezen funkcióit, pedig nem volt egyszerű feladat a böngészőbe
beágyazott elektronikus aláírást rávenni az Ügykövetésben lévő csatolmány aláírására.
A következő állomás az Ügyfélkapun keresztül működő Hivatali kapu illesztése volt, melynek gépi
változatát készítettük el az Ügykövetéshez. A Hivatali kapu használata sem igazán terjedt el addig,
míg meg nem jelent a BM alá tartozó szervezetekre nézve kötelező KÉR (Kormányzati Érkeztető
Rendszer) használata, ami aztán az elektronikus aláírásra vonatkozó részt is megreformálta, az
iratkezelésben a hivatalok szervezeti aláírást is használhatnak. Mai rendszerünk képes a Hivatali
kapuhoz és a KÉR-hez is csatlakozni. A kimenő iratok nagy része ezeken keresztül kerül kiküldésre,
szervezeti pecséttel ellátva.

Megoldott, hogy a beérkező iratok is digitalizálva legyenek, hiteles elektronikus másolattá
konvertálva.
És akkor nézzük, hogy is zajlik egy ilyen tanúsítás! Már hetekkel a tényleges audit előtt azon
dolgozunk, hogy a két törvény (a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek
iratkezelésének általános követelményeiről és a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet a közfeladatot
ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről)
minden pontjának megfeleljen a programunk. Tanúsítónk, a Mátrix Kft. segítségével az összes
paragrafust kilistázzuk és pontonként készül el a megfeleléshez szükséges funkció és a bizonyító
teszteset a tesztjegyzőkönyvvel. Kidolgoztunk erre egy jól működő eljárást, a tesztjegyzőkönyvek
tartalmazzák a funkciók tesztelési eredményeit és a rendszerben minden jegyzőkönyvhöz tartoznak
tesztdokumentumok, melyeken bemutatjuk a működést. A tesztelés és fejlesztés addig folyik, míg
minden követelményre rákerülhet a megfelelt „pecsét”. A tanúsítás során ezeken a
tesztjegyzőkönyveken és tesztdokumentumokon végighaladva mutatjuk be a megfelelő működést, ennek a
végeredménye az a 3 évre szóló tanúsítvány, melyet idén is megkaptunk. Szóval HURRÁ, ismét sikerült!
🙂