Office GOV Ügykövetési rendszer



Megoldás:
Dokumentumkezelés, Faxok kezelése, Irodaautomatizálás, Partnernyilvántartás, Ügykezelés/ügykövetés, Iratkezelés, Elektronikus iratkezelés, Közfeladatot ellátó szervek elektronikus iratkezelése, Tanúsított iratkezelés, Iktatás, Teljes körűen tanúsított iratkezelés, Kibővítetten tanúsított iratkezelés, Munkafolyamat-kezelés

Rövid ismertető:
Kormányzati iratkezelési rendszer. A legmagasabb, kibővített szintű minősítéssel rendelkezik. Integrált módon biztosít hozzáférést az Ügyfélkapu és Hivatali Kapu kormányzati portál funkciókhoz.

 


A hatályos jogszabályok értelmében a közfeladatot ellátó szervek elektronikus iratkezelésre kizárólag olyan szoftvert vásárolhatnak 2007. január 1-je után, amely megfelel a meghatározott követelményeknek és erről igazoló tanúsítvánnyal rendelkezik, 2008-tól kezdődően pedig kizárólag ilyet alkalmazhatnak.

Az Office GOV Ügykövetési rendszer az Office Ügykövetési Rendszer továbbfejlesztése.

Az alapvető funkcióiban elődjére épülő új rendszer 2007. április 12-én kapta meg a 24/2006. (IV.29.) BM-IHM-NKÖM rendelet követelményeinek teljesítéséről szóló tanúsítványt. További fejlesztések eredményeképp a teljes körű megfelelést igazoló tanúsítványt 2007.07.11-én, 2009. december 30-án pedig a legmagasabb, ún. kibővített szintű minősítést szereztük meg azzal, hogy az elsők között integráltuk az Ügyfélkapu mellett a Hivatali Kapu funkciókat, amelyek a rendszerbe beépítve, programozottan működnek. Ennek eredményeképpen ezek a közigazgatási portál funkciók az Office GOV Rendszer szokásos felhasználói felületéről közvetlenül elérhetők. Erről bővebben ide kattintva olvashat.

Az alábbiakban általános áttekintést nyújtunk a rendszer előnyeiről.

Miért jó az elektronikus iratkezelés?

A rendszerben rögzített elektronikus iratok – még ha az eredeti adat esetleg megsérülne vagy el is tűnne – mindig megtalálhatóak lesznek. A vezetők az igényeiknek megfelelő, egyszerűen kezelhető listák és kimutatások alapján azonnali és teljes áttekintést kapnak az ügyiratokról. Megszűnnek a földrajzi akadályok is, így egy Debrecenben rögzített iratot akár Győrben is megtekinthetnek, sőt, dolgozhatnak is vele: szignálhatják, aláírhatják, expediálhatják azt. Ha egy régi iratot kell elővenni, akkor sem kell azon gondolkoznunk, hogy azt egy tavalyi vagy tavalyelőtti iratgyűjtőből kell kikölcsönöznünk az irattárból: a visszakeresés jóval egyszerűbbé válik. Elég ismerni az irat vagy az ügyirat bármely jellemző adatát (pl.: iktatószám, ügyfél neve, tárgy), vagy akár csak közelítőleg ismerni azt (pl.: a beérkezés, iktatás vagy lezárás napját), és másodpercek alatt megtalálhatjuk a kérdéses iratot. Ezt követően azonnal láthatjuk annak minden adatát és teljes tartalmát, még akkor is, ha az irat fizikailag távol van tőlünk. Automatizálódnak (vagy automatizálódhatnak) korábban manuálisan elvégzett folyamatok, így azok üzembiztosabbá is válnak; ilyen pl. az iktatószámok kiosztása, az iratok nyomon követése stb. Összefoglalva: az Office GOV Ügykövetési Rendszer megkönnyíti az áttekintéseket, meggyorsítja a visszakeresést, biztosítja az adatok maradandóságát.

Általános számítógép-felhasználói jártasság

Az Office GOV Ügykövetési Rendszer intuitív felhasználói felülete, annak az iratkezelés szabályait a legmesszebbmenőkig figyelembe vevő felépítése, a törvényi szabályozás által előírt követelmények teljesítése, az on-line elérhető felhasználói és üzemeltetési dokumentációk, valamint az iratkezelésben általánosan elfogadott és a törvényi szövegezés által is használt szakmai kifejezések pontos alkalmazása garantálja, hogy az Iratkezelési Szabályzatot ismerő, általános számítógép-felhasználói jártassággal bíró felhasználó számára a rendszer használata még a kezdeti időszakban sem okoz komolyabb nehézséget.

Szakmai követelményeknek megfelel, egyszerű, gyors, biztonságos és megbízható

A fent említett felhasználói felület – a törvényi előírások megtartása mellett – a lehető legegyszerűbb, mégis gazdag, a szakmai követelményeken messze túlmutató irat- és dokumentumkezelési, csoportmunka és munkafolyamat-kezelési funkciókat valósít meg. Ehhez az informatikai iparág egyik legsikeresebb, világszerte több mint százhúszmillió felhasználó által használt platformjának előnyeit használja fel. Az IBM Notes/Domino alaprendszerbe már eleve beépített, igen kifinomult, átfogó rendszerszintű biztonsági funkciók és lehetőségek alkalmazásszintű felhasználása, valamint az ezekre szervesen épülő belső biztonsági funkciók egyedi továbbfejlesztése garancia a legmagasabb szintű biztonsági igények kielégítésére. A többszörösen optimalizált belső felépítés, valamint a legújabb IBM Notes/Domino környezetben rejlő lehetőségek szakszerű programozói felhasználása pontos, gyors és megbízható működést tesz lehetővé. Bátran állíthatjuk: rendszerünk funkcionalitása messze túlteljesíti a jogszabályokban foglalt követelményeket, és nem csak az ajánlásokban megfogalmazott feladatokra alkalmazható.

Papír az elektronikus rendszerben

Amennyiben egy irat papír formában is létezik (pl. az elektronikus rendszerbe beérkező iratot beszkenneltünk vagy az elektronikus rendszerből kimenő iratot kinyomtattunk), a rendszerben az elektronikus és a papír változat automatikusan összerendelésre kerül, azok életútja a rendszerben együtt nyomon követhető. Az összerendelés során lehetőségünk van egyértelműen megadni, hogy az elektronikus vagy a papír alapú iratot tekintjük elsődlegesnek.

Természetesen lehetőség nyílik arra is, hogy egy irat kizárólag elektronikusan tárolódjon a rendszerben úgy, hogy annak nem létezik papír változata (pl. ha beérkező vagy kiküldött e-mailről esetén, de hasonló a helyzet a feladat vagy feljegyzés dokumentumok esetében is).

Metaadatok és tartalom - az elektronikus iratkezelés rendszer alapjai

Az elektronikus iratkezelési megoldások jellemzően külön kezelik az iratok leíró adatait (a metaadatokat) és azok tényleges tartalmát. A leíró adatok tárolják az iratok olyan jellemzőit, amelyek alapján a rendszer az iratokat meghatározott csoportokba, listákba rendezi, így megkönnyítve a visszakeresést. Ilyen leíró adatok pl. a tárgy, az iktatószám, az érkezés dátuma, az iktatás dátuma, az ügyintéző neve, vagy pl. az irattározási adatok. Tartalom alatt viszont az iratok tényleges tartalmát értjük: ez lehet egy beérkező papír alapú irat szkennelt képe, vagy lehet egy kimenő irat „begépelt” adattartalommal vagy ugyanennek az iratnak a szkennelt képe, de lehet akár csatolt fájl is. Az alkalmazó szervezetnek kell eldöntenie, hogy elegendő csak a leíró adatokat rögzíteni, vagy az iratok tartalmát is látni akarjuk a rendszerben. Az Office GOV Ügykövetési Rendszer egyik meghatározó jellemzője, hogy itt a leíró adatok és a tartalom egy helyen tárolódnak, így ha a leíró adatok alapján megtaláltuk az iratot, akkor a tartalomhoz is azonnal hozzáférhetünk – feltéve, hogy a megfelelő jogosultságok birtokában vagyunk.

Iratkezelés és nyomonkövetés - kinél van az irat?

Az elektronikus és papír alapú iratok mozgását azok rendszerbe kerülésétől egészen az irattározás vagy selejtezés időpontjáig nyomon tudjuk követni. Megvizsgálhatjuk – akár egy visszamenőleges időpontra is –, hogy egy adott időpillanatban az elektronikus és a papír alapú irat kinek a „felelősségében” volt, azt fizikailag hol tárolták, illetve adott időpillanat előtt és után mi történt vele. Ebben nagy segítségünkre van az elektronikus kézbesítőkönyv és a rendszer különféle naplózási funkciói. Természetesen a nyomon követés csak bizonyos korlátozásokkal és jogosultságokkal használható, és a papírra mindig rá kell vezetni az elektronikus rendszerben kiosztott azonosítókat.

Legfontosabb funkciók

Az Office GOV Ügykövetési Rendszer legfőbb iratkezelési funkciói a következők:

  • ügyiratok és iratok hierarchikus kezelése,
  • ügyiratdarabok (alhierachia) kezelése és mozgatása,
  • fő és alárendelt új dokumentumok felvitele,
  • érkeztetés, iktatókönyvek kezelése (kézi és automatikus megnyitása, kézi és automatikus zárása, beállítása, nyomtatása),
  • iktatószámok (gyűjtő- és alárendelt számok) kiosztása,
  • előadói ívek nyomtatása több formátumban,
  • tárgyszavazás,
  • elő- és utóirat kezelés,
  • kezelési feljegyzések (és események),
  • átiktatás, felelősség átadása,
  • dokumentum újranyitása,
  • elektronikus és papír alapú iratok közötti kapcsolatok manuális és automatikus kezelése (szkennelés/nyomtatás, valamint automatikus és manuális összerendelés),
  • csatolmányok kezelése,
  • nyomtatások,
  • kiadmányozás,
  • hitelesmásolat-készítés,
  • expediálás,
  • nézetek, keresések, szűrések indítása, ügyfélnyilvántartás.

Ügyintézés - ki és mi következik, milyen határidővel?

Az ügyintézés elektronikus úton történő dokumentálása biztosítja, hogy a rendszerben könnyedén áttekinthetjük, hogy

  • egy adott ügyiratban milyen iratok nincsenek még elintézve, hogy
  • az adott szervezetnek – ügyiratoktól és ügyintézőktől függetlenül – milyen iratokat milyen határidőre kell elintézni,
  • mely iratokra várnak választ az ügyfelek,
  • mely iratokra várunk mi választ, valamint hogy
  • a kérdéses iratoknak kik a felelősei és az ügyintézői.
Mindezek mellett többféle lista és naptár nézet is segíti az ügyintézés soron következő lépéseinek az áttekintését.

Az Office GOV Ügykövetési rendszer néhány kapcsolódó funkciója:

  • szignálás (ügyintéző és felelős kiválasztása),
  • aláíró választás,
  • aláírás (jóváhagyás és elutasítás),
  • állapotkezelés (kiemelt a „lezárt” állapot),
  • kezelési feljegyzések (események),
  • munkafolyamat funkciók.

Iktatás, érkeztetés - az iratok azonosítása

A rendszer az összes – törvényi feltételnek megfelelő – iktatási szisztéma beállítását támogatja. A cél az iratok rendszerbeli életútjának minél korábbi állomásán történő egyedi azonosítása; erre általában a legelső mentés során kerül sor. A kifejlesztett sorszámozási technológia garantálja, hogy iktatószámok rendjében nincsenek megszakítások, nincs duplikáció, továbbá a rendszerben garantált a kiosztott számok utólagos megváltozhatatlansága, ami így a sorrendiség szempontjából hivatalos bizonyító erővel bír.

A törvényi előírásoknak megfelelően a gyűjtőszámos-alszámos iktatás során az irat nem mindig kapja meg a végleges iktatási számát a rendszerbe kerülés során. Ekkor használatos az érkeztetés funkció, amely átmeneti, de egyedi azonosító számmal látja el az iratot, amelyben megjelenik az alkalmazó szervezetnek a MÁK által kiosztott intézményi azonosító száma is. Amennyiben az érkeztetett irat iktatásra kerül, úgy az érkeztetési szám helyére az iktatási szám kerül. Ezzel párhuzamosan az érkeztetési szám elmentése is megtörténik: így biztosított, hogy az irat visszakereshető az eredeti érkeztetési, valamint az aktuális iktatási száma alapján is.

Az iktatás során lehetőség nyílik ún. iktatócsoportok használatára is, amikor – beállításoktól és jogosultságtól függően – több iktatókönyvbe is iktathatnak a felhasználók ugyanazon rendszeren belül.

Irattározás: Iratok az örökkévalóságnak - de legalább a levéltár számára

Az iratok megfelelően bevezetett elektronikus rendszerekben biztonságosabban tárolhatók, mint a papír alapú iratok. Természetesen lehetőségünk van – sőt, a törvény bizonyos esetekben kötelez is bennünket – arra, hogy azokat átadjuk az átmeneti irattár, valamint a „végleges” irattár számára is. Az Office GOV Ügykövetési Rendszer teljes körűen támogatja – az egyébként jogosultságokhoz kötött – irattározási funkciókat. Az UniOffice Rendszerház Kft. kényelmi funkciókat is épített be az irattározásba, melyek segítségével pl. tömeges irattározás is végezhető.

Néhány kapcsolódó funkció és fogalom: átmeneti irattár, irattári tételszámok kezelése, besorolás (felvitel, módosítás), irattárba helyezés kezelése, levéltárba adás, selejtezés (törlés és megsemmisítés), kölcsönzés.

Információ áramlás

A rendszer a törvényi feltételeknek megfelelően a belső, a belülről kifelé, valamint a kívülről befelé irányuló információáramlást olyan funkciókkal segíti, mint pl. az importálás, elektronikus visszaigazolás, továbbítás (elektronikus és papír alapú iratok együttesen történő kezelése), exportálás, belső értesítő levelek automatikus vagy manuális küldése.

Biztonság

Az Office GOV Ügykövetési Rendszerben – kihasználva az IBM Notes/Domino infrastruktúra által nyújtott lehetőségeket – többszintű (rendszerszintű, alkalmazásszintű, dokumentumszintű és szakasz szintű) jogosultsági rendszert építhetünk ki. Bizonyos szinteken belül lehetőség van a felhasználók részére további jogosultság-szinteket meghatározni, valamint ezeket a jogosultságokat az egyes szinteken belül igen kifinomult módon lehet szabályozni.

Egyes jogosultságok, valamint biztonsági funkciók alkalmazását az egyes iratokban – bizonyos korlátozásokkal – maguk a felhasználók is állíthatják, ha korlátozni szeretnék a teljes irat, vagy az irat tartalmának a szerkeszthetőségét, vagy esetleg munkafolyamati korlátozásokat szeretnének életbe léptetni. Ezeket a lehetőségeket automatizálni is lehet, igen sokrétűen.

Néhány kapcsolódó funkció és fogalom: titkosítás, olvasási és szerkesztési korlátozások, szignálási, aláírási jogok, munkafolyamati korlátozások (ki hozhat létre beérkező iratot, fő dokumentumot, ügyiratot, alárendelt iratot) stb.

Visszakeresés

Nem elég tárolni az iratokat, meg is kell azokat találni. Ebben segíthetnek a következő keresési lehetőségek:

  • sokféle nézet, mappa, lista, szűrési funkció;
  • metaadatok keresése: infrastrukturálisan beépített, többféle keresési funkció, melyeket alkalmazhatunk különböző metaadat-keresésére (pl. tárgy, iktatószám, felelős, ügyintéző stb.),
  • tartalom keresése: kiemelten érdemes megemlíteni az ún. teljes szöveges keresést, ahol az irat metaadataira és a teljes tartalomra kereshetünk. Ide tartozik a legelterjettebb programcsomagok csatolt fájljainak tartalmában történő keresés is (pl. MS Word, Excel stb.)
Kényelem

A rendszer ergonomikus felhasználói felülete, használhatósága fontos szempont volt annak tervezésekor és kialakításakor. A gyakoribb lépések automatizálásával meggyorsíthatjuk az ügyintézést (pl. korábban használt ügyféladatok felhasználói kérésre történő félig automatikus beemelése, adott ügyiratban beállított elrejtések automatikus alkalmazása minden új iratra: így azok csak bizonyos személyek számára lesznek elérhetőek anélkül, hogy a felhasználó azt kérte volna). Sablonok használatával pl. tájékoztatók, értesítések, felszólítások, árajánlatok szövegét emelhetjük be kimenő levelekbe úgy, hogy az adott ügyfél adataival aktualizálódik az irat tartalma. Lehetőség nyílik saját fejléc használatára is.

Funkciók - a törvényi követelményeken túl

A rendszerben az előírt ügyirat- és iratkezelésen túl valódi ügykövetést valósíthatunk meg, amellyel kapcsolatban csak néhány funkciót említünk itt meg:

  • Ellőre elkészített és ad-hoc munkafolyamatokat használhatunk fel.
  • Folyamatában áttekinthetjük egy ügyirat felépítését az időrendi nézetekben, de akár ügyintézőtől függően szubjektív, „logikai” listát is kérhetünk az ügyintézés egyes szálairól.
  • Az ügyfelek, partnerek adatait a levelezőrendszerünk dinamikusan, címtárként képes használni, így egy e-mail írásakor az e-mail címet az automatikusan kikeresi nekünk.
  • Amennyiben ideiglenesen vagy véglegesen átadja egy ügyintéző vagy felelős az ügyiratait egy másik munkatársnak, a munkaköri átadás funkcióval ez az alkalmazás összes iratára, vagy csak a kiválasztottakra megtehető.
  • A helyettesítés funkció segít abban, hogy átmenetileg nem elérhető munkatársaink nevében – dokumentáltan az ő jogosultságainkkal, de a saját azonosítónkkal – elvégezhessük a munkájukat.

Referenciák és tapasztalat

Az UniOffice Rendszerház 15 éves szakmai tapasztalata és referenciái az elektronikus dokumentumkezelő alkalmazások fejlesztése és bevezetése terén garantálják, hogy az Office GOV Ügykövetési Rendszer valóban azt nyújtja, amire szánták: az elektronikus iratkezelés, valamint az ügyintézés és ügykövetés hatékony támogatását.