Termelőeszközökkel kereskedő nagyvállalat

Az értékesítés gyakran sokkal összetettebb feladat, mint elsőre gondolnánk. A vállalatvezetés által preferált értékesítés nem csak azt jelenti, hogy "adjunk el minél többet", hanem azt is, hogy érzékenyen és gyorsan kövessük a cég üzletpolitikáját.

A helyzet

Adott egy nagy forgalmú, nagyméretű, termelőeszközökkel kereskedő nagyvállalat, amely több divízióban forgalmaz több tízmilliárd forint értékű eszközöket. Az értékesítést ügynöki hálózat végzi, ahol az ügynökök a cég alkalmazottai. Az ügynökök regionális rendszerben működnek.

A vezetés szeretné, ha az ügynökök olyan szerződéseket kötnének, amelyek a cég aktuális taktikai céljait is figyelembe vennék. A gyakorlatban azonban az történik, hogy az ügynökök szabadságfoka túlzottan nagy. Néha olyan termékeket adnak el, amelyek nem érhetők el, olyanokat pedig nem adnak el, amelyekről tudni lehet, hogy rövidesen megérkeznek. Az ideális pénzügyi kondíciók is termékcsoportonként időről változnak. Ugyancsak változnak az árak és az éppen adható engedmények.

A cég rendelkezik ERP rendszerrel, mely az ügyfelekről is tárol információt, azonban ez nem érhető el távolról és nem frissül, tehát a CRM funkciókat nem látja el.

A megoldás

A cég meglevő, szűk kört kiszolgáló Lotus Notes rendszerét kiterjesztette vállalati szintre és megrendelte az egyes termék divíziókra a "szerződéskötési rendszert". Ez egyedi Lotus Notes alkalmazások kifejlesztését jelentette, amely az egyes termékkörökre külön-külön adatbázis és alkalmazás megtervezését és kifejlesztését igényelte. Az alkalmazások központilag tárolják az adott termékkör aktuális készlet-, ár-, engedmény- és egyéb sok más egyéb információját. A rendszer outputjai a szerződések, amelyeket csak az érvényben levő taktikák szerint lehet kitölteni. A vezetés célja - az ügynökök túlságosan nagy mozgásterének szűkítése - úgy valósul meg, hogy a rendszer nem enged olyan szerződést megkötni, amely kívül esik ezen a mozgástéren.

Az ügynökök, akik notebook számítógépeket használnak, naponta kétszer (reggel és este) szinkronizálják (replikázzák) alkalmazásaikat a központi rendszerrel. A megoldás ugyanis lehetővé teszi, hogy napközben akár offline üzemmódban dolgozzanak az ügynökök és akkor végezzék el a szinkronizálást, amikor megfelelőek erre a körülmények.

A kitöltött szerződés űrlapok a Lotus Notes rendszer replikációs funkciójának segítségével naponta bekerülnek a központba, ahol ellenőrzik ezeket és további feldolgozásukat elvégzik. Ugyancsak a replikáció segítségével frissül a rendszer taktikai funkcionalitása is, azaz ha pl. változnak az árak, az naponta bekerülhet az alkalmazásba és akkor ennek megfelelően tudnak az ügynökök szerződéseket kötni.

Az ügynökök, akik naponta találkoznak a vevőkör tagjaival, az új rendszer segítségével a helyszínen frissíthetik a vevők adatait is tartalmazó adatbázisukat. Ezek a frissítések a replikációt követően a központban szinkronizálásra kerülnek az ERP rendszerrel, amely így folyamatosan naprakésszé válik.

Az eredmény

A vállalat egy olyan dokumentumkezelő rendszert vezetett be, amely a szokásos "archiválási" szemlélettel szemben egy igen aktív, igazi vállalatirányítási részrendszerként funkcionál. A rendszer felgyorsította az információ áramlását és lehetővé tette a cégvezetés szándékainak megjelenését és érvényesülését az értékesítési folyamatban.

Integrálásra került az ERP rendszer és a Lotus Notes rendszer, amely a CRM funkciók kiteljesedését biztosította.


Kapcsolódó szolgáltatásaink