Egymásra licitáló területi képviseletek


Roppant kellemetlen, amikor a kiadott árajánlatunkra azt jelzi vissza az ügyfél, hogy a konkurenciától kedvezőbb ajánlatot kapott ugyanarra a termékre, vagy szolgáltatásra. Ennél már csak az kínosabb, ha a saját kollégánk által kiadott ajánlattal versenyeztetnek bennünket.

A helyzet

Országos értékesítői hálózattal rendelkező partnerünknél rendszeresen előfordult ez utóbbi helyzet. Területi irodáik vállalaton belül gyakran egymással is versenyben álltak, anélkül, hogy erről tudomásuk lett volna. A kiélezett piaci helyzetben területi vezetőik a legnagyobb jó szándékkal ugyan, de egymás alá licitáltak, a szálak pedig cégen belül nem, hanem kizárólag azon ügyfeleknél futottak össze, akik több területi irodától is kértek árajánlatot. Mindezek miatt nem volt ritka a fenti kellemetlen ellentmondás, mely nagymértékben rontotta a cég hitelességét.

A megoldás

Az Office Ügykövetési Rendszer bevezetése azonnali és teljes megoldást nyújtott a fent vázolt helyzetre. Az egyes irodák külön-külön adatbázist használva vezetik a saját ügyeiket, de a megfelelő jogosultsággal bíró felhasználók mindent látnak az összes adatbázisban. Ezen alkalmazásokban (egyebek mellett) ügyfelek szerint keletkeznek az ajánlatok és a teljes ügymenet itt követhető nyomon. A rendszerbe bekerül minden dokumentum, akár papíron érkezett levélről, faxról, vagy éppen elektronikus levélről legyen szó. Ugyanez vonatkozik az elküldött dokumentumokra is. Ezen túlmenően az alkalmazás a kapcsolódó belső dokumentumokat is tárolhatja. Az alkalmazás többek között biztosítja a mérethatárt meghaladó ajánlatkérések felterjesztését is.

A megoldás kialakítása egy vidéki iroda kiválasztásával kezdődött, ahol kiderült, hogy az alkalmazás kiválóan kiszolgálja az iroda igényeit. A néhány hónapos próbaüzemet országos bevezetés követte. Ez már lehetőséget adott a szélesebb körű funkcionalitás kipróbálására és sztenderdizálására.

Az eredmény

Aki jogosult rá, mindent lát az egyes adatbázisokban. Ennek eredményeképpen ügyfelünk elérte, hogy saját magával ne versenyezzen, hiszen mindenhol tudnak a folyó ügyekről. Így a felsőbb vezetés az egyes regionális irodák tevékenységét a fent említett alkalmazásokon keresztül nyomon követheti, hiszen a rendszer úgy lett kialakítva, hogy a központi vezetés a regionális irodák ügymenetéhez hozzáférnek és ellenőrizhetik azt.

Az alkalmazás több száz felhasználóval több, mint tíz éve kifogástalanul működik. A működés során kiderült, hogy nem csak a kívánt funkciókat látja el hiánytalanul, hanem az irodák közötti papírmentes együttműködést is jelentős mértékben gyorsítja.

Kapcsolódó termékeink

  • Office Ügykövetési rendszer: Másfél évtizedes sikertörténettel rendelkező iratkezelési rendszer professzionális iktatási, csoportmunka- és munkafolyamat-támogatási funkciókkal. Magánszférának és hivataloknak, bármilyen felhasználói számban.

  • Partner: Partnercégek, személyek, valamint magánszemélyek adatainak nyilvántartása szolgál. Központi e-mail és fax címlistaként is használható, valamint adatforrás több más irodai alkalmazás számára.

Kapcsolódó szolgáltatásaink