Műszaki tervezés és kivitelezés üzleti kommunikációja

Néha kisebb cégek számára is igen fontos és hasznos lehet a jól felépített elektronikus dokumentumkezelő és kommunikációs rendszer, főként, ha azt nem archívumnak szánják, hanem aktív munkaeszköznek. Az alábbi esetben nem a nagy létszám, hanem a nagyméretű tervrajzokat is tartalmazó elektronikus dokumentumok kezelése és hatékony megosztása volt a feladat.

A helyzet

A cég (nevezzük Fővállalkozónak) nem Magyarországon működik, de jellemzően Magyarországon gyártat különféle egyedi műszaki termékeket a szintén külföldi "Megrendelő" számára. A Fővállalkozó munkatársai földrajzilag széttagoltan, sokszor több száz kilométer távolságban dolgoznak.

Az üzleti modell a következő: a (potenciális) Megrendelőtől a Fővállalkozó számára ajánlatkérések érkeznek tervekkel együtt, melyekre meg kell találni az üzleti és műszaki szempontból legalkalmasabb kivitelezőt és legyártatni vele a berendezést, majd leszállítani azt a Megrendelőnek.

A Fővállalkozó befogadja az ajánlatkéréseket, megosztja azokat a Fővállalkozó illetékes munkatársai között. Kiküldi a saját ajánlatkéréseit a lehetséges alvállalkozóknak, majd fogadja és megosztja a beérkező ajánlatokat az illetékes munkatársakkal. Ezt követően a Megrendelő számára készül el Fővállalkozó ajánlata és annak elfogadása esetén kezdődik meg a kivitelezési projekt.

Korábban a folyamat két síkon mozgott. Egyrészt elektronikus levelezés segítségével történt az információ megosztása nemcsak a cégek között, hanem a Fővállalkozó szervezetén belül is. Másrészt azonban a nagyszámú és nagyméretű elektronikus dokumentum rendszerezésére és a folyamatok nyomon követésére is szükség volt.

A házon belüli információnak elektronikus levelezés útján történő megosztása két okból is rossz megoldás. Egyrészt a nagyméretű csatolmányok folyamatos utaztatása jelentős mértékben lassítja a folyamatokat, másrészt - és ez a nagyobb gond - minden munkatárs "saját nyilvántartással", saját dokumentum példányokkal rendelkezik, ami követhetetlenné teszi a folyamatokat.

A Fővállalkozó egyrészt rendszerezve kezelni akarja az összes ajánlatkérést műszaki tartalommal együtt, az ajánlatkérésekhez hozzá kívánja rendelni az ajánlati dokumentumokat, másrészt az összes információt meg kívánja osztani a területileg széttagolt (akár különböző országokban dolgozó) munkatársak között.

A megoldás

Fővállalkozó megismerte az Office Ügykövetési Rendszert, és átlátta, hogy ez a rendszer mindkét "sík" kezelésére megoldást biztosít. A rendszer ugyanis egyrészt megoldja a dokumentumok rendszerezését és a folyamatok nyomon követését, másrészt megoldja az információmegosztás feladatát.

A munkatársak között a továbbiakban nincs szükség arra, hogy egymás között küldözgessék a nagyméretű elektronikus leveleket. A levelező rendszer természetesen támogatja a folyamatot, amennyiben az egyes munkatársak számára feladat, tennivaló érkezik, arról elektronikus levélben azonnal tájékoztatást kap.

Az Office Ügykövetési Rendszer a fentieken túl biztosítja Fővállalkozó számára azt a lehetőséget is, hogy levelezését a külső felekkel (Megrendelő, alvállalkozók) közvetlenül az Office Ügykövetési Rendszerből bonyolítsa. Az Office Ügykövetési Rendszer ugyanis egy cégszintű levelező rendszer funkciót is betölt. A kimenő levelek onnan indíthatóak és a válaszok oda érkezhetnek. Ráadásul a válaszok hozzákapcsolódnak a kimenő levélhez, ezáltal megkönnyítve a rendszerezés feladatát.

Az eredmény

A Fővállalkozó számára a rendszer több éve zavartalanul működik, aminek fontos további jellemzője, hogy szolgáltatásként veszi igénybe, azaz nem volt szüksége az infrastruktúra kiépítésére, nincs szüksége rendszeradminisztrátorra, mindezt az UniOffice Rendszerház szolgáltatásként biztosítja a "Fővállalkozó" számára, aki így munkájára tud koncentrálni.


Kapcsolódó termékeink
  • Office Ügykövetési rendszer: Másfél évtizedes sikertörténettel rendelkező iratkezelési rendszer professzionális iktatási, csoportmunka- és munkafolyamat-támogatási funkciókkal. Magánszférának és hivataloknak, bármilyen felhasználói számban.

Kapcsolódó szolgáltatásaink